자동구분을 위한 우편물 규격 및 주소 표기 표준화
현재 우리나라의 일반 서장우편 물량 중에 가장 많은 부분을 차지하고 있는 기업의 다량 우편물량은 매년 증가하고 있는 추세이며 특히 월말이나 연말에 집중화되는 계절적, 순환적 특성을 보인다. 그러나 집배원의 인력 부족으로, 우편물량의 증가와 계절적, 순환적 우편물 집중 현상에 적절히 대응하지 못하고 있으며, 이에 따라 서비스의 질적 저하, 업무 부하량 증가 등의 문제가 점차 가시화되어 가고 있다. 이러한 상황에서 신속한 우편물 처리와 집배원의 업무 경감 등을 위해 우편물 자동 처리를 위한 순로구분 시스템의 도입을 검토하고 있으나, 우편물에 기입되는 주소 기재 방식이 일관적이지 않고 표기 방식이 다양하며 그 우편봉투의 종류마저 다양하여 자동처리 시스템의 효율이 떨어질 것으로 예상된다. 따라서 본 원고에서는 향후 도입될 예정인 순로구분 시스템의 자동처리 효율을 높이기 위해 일반소형통상 우편물의 물리적 특성, 기입하는 주소의 표기 표준화시 고려사항과 방향 등 현재 진행중인 연구 사항을 살펴보기로 한다.
1. 개요
우리나라의 주소 체계는 토지 분할에 의한 지번체계로 서양의 도로 중심의 번지 체계와 대조를 이루고 있다. 현재 사용되고 있는 주소 체계를 보면 토지 거래 및 등기를 위한 법 집행상에 필요한 법정동 주소 체계와 행정업무 수행을 위한 행정동 주소 체계로 이원화 되어 사용되고 있다. 우편물의 발송, 교환, 배달과 같은 우정업무에서 주소정보는 필수적인 요소이다. 배달에 필요한 정보는 우편물에 기재된 수취인 주소로부터 얻기 때문에 우편물에 기재된 주소정보가 불분명한 경우에는 배달 불능 우편물이 되는 사례가 빈번하다. 이러한 문제점은 주소 표기방법의 일관성 부재, 필수 주소정보 요소의 누락, 중복되거나 불필요한 정보의 표기, 부정확한 우편번호 표기 등에 의해 발생한다. 따라서 우편물이 수취인에게 정확히 전달되기 위해서는 발송과 배달을 위한 필수 주소정보에 대한 파악과 우편주소 표기에 대한 표준안 마련이 무엇보다도 시급하다고 할 수 있다.
미국, 독일, 영국 등의 선진 우정국에서는 우편 자동화 장비의 도입과 동시에 우편주소 표기 지침을 만들어 대국민 홍보를 통해 우편주소의 표준 표기를 유도하고 있다. 그러나 국내의 경우 우편물의 표준규격을 위시해서 모범적인 주소 표기방식에 대해 규정된 바는 있으나 복잡한 우리나라 주소 체계의 현실 및 홍보 부족 등의 이유로 큰 성과를 거두지 못하고 있다. 이러한 우편주소 표기 표준의 부재로 인해 우편 업무 종사자의 대국민 우편 서비스 저하와 우편물 내부 처리 비용/시간 증대 및 우편 자동화 장비의 효율성 감소 등의 문제점이 대두되고 있다.
2. 국외 사례
국외 선진 우정국인 미국, 독일, 영국의 경우 우편주소 표기 표준안을 만들어 홍보하고 있으며 그 내용을 간단하게 다음과 같이 소개한다.
미국의 주소체계의 경우 주(State), 도시(City), 거리(Street)로 이루어져 있고 주와 도시 사이에 지방행정 조직인 군(County)이 있다. 미국은 주소 기재 형식을 표준화하여 시행하고 있는데 맨 윗줄은 받는 사람의 이름이나 회사명을 기재하고, 그 다음 줄에는 배달주소를, 맨 아래 줄에는 도시명과 주, ZIP 코드를 기재하도록 하고 있다. 주소를 기재함에 있어 2~4Byte에 걸쳐 정해진 규칙대로 약어로 표시하며, 개인주거지(Individual)를 비롯하여 전원지역(Rural route), 군사지역(Military)등 8가지 주소 기재 형식을 표준화하여 시행하고 있다.
독일 역시 주소 기재 형식을 표준화하여 시행하고 있는데 맨 윗줄은 받는 사람의 이름이나 회사명을 기재하고, 두 번째 줄에는 배달주소를, 세 번째 줄에는 우편번호와 도시명을, 필요에 따라 네 번째 줄에 국가명을 적도록 되어 있다.
영국에서는 정확한 구분 및 배달을 위해서 주소에 포함되어야 하는 최소한의 정보를 정의하였다. 주소 또는 건물명, 도로명, 지역명(Locality, Town), 우편번호, 국가명(영국)을 적도록 하고 있으나 현재 국가명(영국)은 우편번호나 지역명(Town)이 있으면 적지 않아도 된다.
3. 일반소형통상 우편물의 자동화 규격
우편물의 자동화된 구분처리를 위해서는 기계처리 가능한 우편물을 제작하는 것이 중요하며, 이를 위한 일반소형통상 우편물이 만족해야 하는 물리적 특성들에 대해 개략적으로 소개한다.
자동구분처리 기계가 처리할 수 있는 우편물의 크기와 무게, 모양에는 제약이 있다. 즉, 우편물은 사각형으로 만들어져야 하며, 허용되는 최소 및 최대 크기와 무게, 봉투의 재질, 마찰력에 대한 기준 등 외형적인 기준이 있어야 하며 구체적인 내용은 본 원고에서는 생략하기로 한다.
우편봉투는 빛을 충분히 반사하여 우편봉투에 인쇄된 내용과 충분한 대조를 이룸으로써 인쇄된 내용이 사람에 의해서나 기계에 의해서 쉽게 인식될 수 있어야 한다. 또한 내용물이 우편봉투에 봉함되어 있음에도 불구하고 우편봉투가 얇아서 내용물에 쓰여진 글씨가 투과되어 보이는 경우가 있다. 이런 경우, 우편봉투에 기입된 정보와 내용물에 기입된 정보가 섞인 상태로 기계에 의해서 읽혀짐으로써 올바른 배달정보 획득이 어려워진다. 그리고 낮은 수준의 발광도를 갖는 재질의 우편봉투를 선택함이 바람직하다. 우편봉투의 재질이 잉크를 잘 흡수하지 못하는 경우 배달정보를 인쇄할 때나 또는 자동처리 기계가 배달정보를 인식한 후 그 결과를 바코드로 인쇄할 때 잉크의 번짐이 발생할 수 있다. 전자는 기계인식의 실패를 유도하며, 후자는 자동처리 기계가 인쇄된 바코드를 읽을 때 오류를 발생시킬 수 있다. 따라서, 잉크를 잘 흡수하여 번짐이 발생하지 않는 재질로 우편봉투를 제작할 것을 권장해야 할 것이다. 또한 우편물이 유연성과 견고성을 만족하면서 제작되는 것 역시 중요하며 현재 구체적인 기준에 대해서 연구 중이다.
그 외 자동처리 대상 우편물이 대부분 다량 우편물이고 투명한 창이 있는 우편봉투를 많이 쓰기 때문에 창의 모양 및 크기, 창의 부착, 창의 재질 등에 대해 고려해야 할 사항도 연구가 진행중이며 구체적인 내용은 본 원고에서 생략한다.
4. 우편주소 표기 표준화시 고려사항
현재 우편물에 기입되고 있는 우편번호와 주소는 기재 양식 및 내용이 일관성이 없고 사용 범례가 다양하다. 예를 들어 우편번호와 주소 기입 위치, 지번 표기 방법, 택지 개발지구나 공단지역의 임시지번 표기 방법, 아파트 및 빌딩 등 다량배달처 표기 방법의 다양함 등을 들 수 있다. 그리고 이러한 주소 표기의 다양함과 발송 및 배달 구분을 위해 필요한 필수 주소정보 요소의 누락으로 집배원이 배달처에 대한 정확한 정보를 입수하기 어렵고 기계에 의한 자동구분이 어려울 것으로 예상된다. 우편물의 발송, 중계, 배달에 필요한 정보는 우편물에 기재된 수취인 주소로부터 얻기 때문에 우편물에 기재된 주소정보가 불분명한 경우에는 배달 불능 우편물이 되는 사례가 빈번하다. 따라서 이러한 주소 기입의 방식과 필수 기재 요소 그리고 기재 위치의 표준안의 제정이 시급하다. 표준 제정을 위해서는 다음과 같은 요소를 충분히 고려해야 할 것이다.
- 정확한 전달을 위한 우편주소 정보의 완결성 및 배달점의 고유성
- 우편업무 종사자 또는 자동화 장비에 의한 우편주소 정보의 인식 용이성
- 기존 관행을 고려한 동일 내용에 대한 우편주소 표기 방식의 일관성
- 주소정보의 코드화 및 데이터베이스 구축에 적합한 우편주소 정보 관리의 편리성
5. 우편주소 표기 표준화 방향
현재 진행되고 있는 한국 우편주소 표기 표준화에 대한 연구내용을 간략히 소개하고자 한다. 먼저 기계인식을 위한 인쇄 또는 필기 할 때의 유의사항을 나열하면, 굵음·기울임·밑줄·외곽선 등을 사용하여 꾸미지 않도록 하고, 크기는 12pt 정도로, 문자열 간격은 5pt 정도로, 문자열의 기울기는 5° 이하가 되도록 한다. 국내 우편물에 대해서는 한글로 표기하고 한자는 사용하지 않는 것을 원칙으로 하고 영문을 사용할 경우는 가급적 대문자를 사용하도록 한다. 또한 @, ⓐ, ㉵, #, /, . 등의 특수문자는 가급적 사용하지 않는 것을 원칙으로 한다. 모든 우편주소 표기에 사용되는 단어는 축약되지 않은 상태로 표기함을 원칙으로 하나 부득이하게 축약된 형태를 사용할 경우에는 표준화된 약어를 사용하도록 한다.
행정구역은 정보통신부 우정사업본부에서 발간하는 우편번호부에 명시되어 있는 법정지명 또는 행정지명을 표기하는 것을 원칙으로 한다. 주소 표기시 행정구역 단위인 “특별시, 광역시, 도, 시, 구, 군, 읍, 면, 동, 리” 등은 반드시 표기하는 것을 원칙으로 한다. 일반 시 이하의 행정구역 단위는 생략해서는 안되며 행정구역은 큰 행정구역에서 작은 행정구역의 순서로 모두 표기하도록 해야 한다. 행정구역 단위에 대한 로마자 표기는 도, 시, 군, 구, 읍, 면, 리, 동에 대해 각각 붙임표(-)와 함께 DO, SI, GUN, GU, EUP, MYEON, RI, DONG, GA를 사용하도록 한다.
우편번호는 정보통신부 우정사업본부에서 발간한 우편번호부에 등재된 것을 정확하게 기입하며, 가장 최근에 발표된 변경사항에 따르도록 한다. 우편번호를 제외한 우편주소 각 행은 왼쪽 정렬하는 것을 원칙으로 하며 우편번호는 수취인 정보의 최하단에 단독 행으로 오른쪽 정렬하여 표기하는 것을 원칙으로 한다. 단, 우편번호 상자가 미리 인쇄되어 있는 봉투에 기입하는 경우에는 규정된 번호 기입란을 사용하도록 한다. 우편번호는 수취인 주소지 우체국까지 전달되기까지의 자동화를 위해 바코드로 변환되어 우편물에 인쇄되며, 이를 위해 우편물 하단의 공간에 여백이 있어야 한다. 바코드 인쇄 및 각 정보 기입 영역별 위치를 나타내면 (그림 1)과 같다.
이외에도 주소 행별 표기 내용, 사서함 우편주소, 우편주소의 로마자 표기법 등 우리나라 우편주소 표기 방법에 다양하고 적합한 표기 표준안에 관한 연구가 현재 진행 중에 있다.
6. 맺음말
평소에 흔히 보이는 우편물들을 자세히 보면 주소 또는 우편번호를 대수롭지 않게 여겨 정확하게 기재하지 않거나 배달에 필요한 정보를 누락하여 자동구분하는 기계 또는 배달하는 집배원에게 상당한 애로사항 및 부담을 주고 있다. 현재 집배원들이 느끼는 큰 애로사항중 하나는 우편번호를 잘못 기재해서 발생한 자동기계의 오구분된 우편물을 다시 집배원이 수작업으로 재구분해야 한다는 것이다. 우편물 이용자가 우편번호를 제대로 기입하면 많은 집배원의 업무부담을 덜어 줄 수가 있고 우편물을 빨리 받을 수 있는 길이기도 하다.
우편배달을 위한 우편물의 효율적인 자동구분을 위해 현재 한국형 순로구분기 개발을 주축으로 하여 우편주소 표기 표준화, 인쇄체 및 필기체 문자인식률 향상, 배달점에 대한 순로계획 관리 시스템, 주소정보 관리 시스템, 순로구분기 운영 방안, 주소 데이터베이스의 구축 및 관리 방안 등 여러 부분에 있어 연구가 진행중이다.
자동화 및 전산화의 기본이라 할 수 있는 우편물의 물리적 특성과 주소 표기의 표준화를 통해 주소인식률의 향상과 주소정보 관리의 일관성 및 편의성, 집배원의 배달 구분 업무 편의성 등을 제공할 수 있기를 기대해 본다.
<출처: http://kidbs.itfind.or.kr:8888/WZIN/jugidong/1114/111404.htm>
